Digitale Lösung für das Internationalisierungsmanagement an Hochschulen

Mobilitätsmanagement

Optimieren Sie Ihre internationalen Mobilitätsprozesse mit dem leistungsstarken Kommunikationstool von Mobility-Online, das Teil unserer SaaS-Softwarelösung für Hochschuleinrichtungen ist. Verwalten Sie effizient Outgoing- und Incoming-Studierende, Praktikanten, Lehrende und Mitarbeitende durch individuell anpassbare Workflows und innovative Tools - ganz ohne Papier.

Die Cloud-basierte Software unterstützt Sie bei der Organisation von Erasmus+ Programmen, der digitalen Datenübertragung über standardisierte Schnittstellen, sowie der Verwaltung von Vereinbarungen. Zudem ist Mobility-Online vollständig EWP-konform und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Single-Sign-On ist ebenfalls integriert.

Wichtige Merkmale:

• Benutzerdefinierte Workflows und Pipelines für eine effiziente Prozesssteuerung
• Online-Bewerbungsformulare im responsiven Design
• Internationalisierungsportal zur Darstellung von Partnerschaften, Programmen und Angeboten
• Dynamische To-Do-Listen für Bewerbende und Mitarbeitende
• Die Einhaltung der Vorgaben des Erasmus+ Programms einschließlich der Digital Learning Agreements
• Flexibles Rollen- und Rechtemanagement
• Notfall- und Krisenfunktionen für weltweite Sicherheit

Erleben Sie Mobility-Online live – besuchen Sie unsere Demo!

Kommunikation

Optimieren Sie Ihre Prozesse der internationalen Mobilität mit dem leistungsstarken Kommunikationstool von Mobility-Online - Teil unserer SaaS-Softwarelösung für Hochschuleinrichtungen. Ob manuell, zielgruppenspezifisch über Vorlagen oder vollautomatisiert durch Workflows – diese webbasierte Software sorgt für eine effiziente, papierlose Kommunikation in allen Austauschprogrammen.

Personalisierte E-Mails mit Platzhaltern ermöglichen maßgeschneiderte Nachrichten an verschiedene Zielgruppen wie beispielsweise Austauschstudierende, Partner oder Mitarbeitende. Alle E-Mails werden mit Zeitstempel sicher gespeichert, sind im zentralen Postfach abrufbar, erneut versendbar oder im gängigen Format herunterladbar. Eingehende und ausgehende Korrespondenz wird für maximale Transparenz beim digitalen Datenaustausch lückenlos verfolgt.

Integrierte Funktionen für Marketing und Veranstaltungsmanagement unterstützen Sie bei der Bewerbung Ihrer Programme für den internationalen Austausch. Verwalten Sie Workshops, Seminare, Konferenzen und Veranstaltungen. Veranstaltungsdetails können direkt über das Internationalisierungsportal in sozialen Medien geteilt werden. Teilnehmerlisten mit Anmeldestatus erleichtern die personalisierte Kommunikation vor und nach Veranstaltungen.

Wichtige Merkmale:

• Personalisierte E-Mails mit Vorlagen und Platzhaltern
• Zentrale E-Mail-Speicherung mit sicherem Zeitstempel
• Automatisierte Marketingkampagnen zur Förderung der internationalen Mobilität und Praktikumsverwaltung
• Umfassendes Eventmanagement mit Integration in soziale Medien
• Verfolgung eingehender und ausgehender E-Mails

Erleben Sie, wie Mobility-Online Ihre Global Engagement Strategie unterstützt – besuchen Sie unsere Demo!

Finanzmanagement

Mit den integrierten Finanztools von Mobility-Online behalten Sie jederzeit den Überblick über alle mobilitätsbezogenen Finanzen. Von der strategischen Budgetplanung über automatische Stipendien- und Zuschussberechnungen auf Basis von Mobilitätsdaten bis hin zu sicheren Online-Zahlungen unterstützt das System Hochschulen und deren International Offices bei einer transparenten und effizienten Verwaltung ihrer Austauschprogramme und Mobilitätsprojekte.

Wichtige Merkmale:

• Budgetplaner mit Verwaltung von Finanzierungsquellen und Kostenstellen
• Automatische Berechnung von Stipendien und Zuschüssen basierend auf Mobility-Online-Daten
• Integrierte Online-Zahlungssysteme (PayPal, Saferpay, PayEx, Monetico)
• Echtzeit-Tracking von Zahlungen und Zahlungsabwicklung im Account
• Exportierbare Finanzberichte und Dashboards für interne oder behördliche Zwecke

Erleben Sie, wie Mobility-Online Ihre Finanzprozesse vereinfacht – zur Demo!

Marketing

Steigern Sie die Reichweite Ihres Auslandsamtes und unterstützen Sie die Internationalisierung Ihrer Hochschule mit den integrierten Marketing- und Eventmanagement-Tools von Mobility-Online. Verwalten Sie Kampagnen, Veranstaltungen, Austauschprogramme und Partnerbeziehungen effizient, und sprechen Sie potenzielle Austauschstudierende gezielt über E-Mail-Kampagnen und soziale Medien an.

Dank der integrierten CRM-Funktionalitäten können Sie Leads pflegen, automatisierte E-Mail-Kampagnen erstellen und alle Marketingaktivitäten im Zusammenhang mit internationaler Mobilität verfolgen - unterstützt durch einen zentralen Kalender für die Planung. Diese webbasierte Softwarelösung wurde speziell für die Anforderungen von Internationalen Büros der Hochschuleinrichtungen entwickelt und bietet eine vollständig anpassbare Plattform für Ihr Mobilitätsmanagement.

Wichtige Merkmale:

• CRM zur Lead-Verwaltung und individuell anpassbare Statusverfolgung
• Automatisierte, ansprechende E-Mail-Kampagnen mit editierbaren Vorlagen
• Eventmanagement für Workshops, Seminare, Konferenzen und Willkommensveranstaltungen im Bereich internationaler Austausch
• Flexibler Event-Workflow mit Statusverfolgung und detaillierten Veranstaltungsdaten
• Social-Media-Integration zur einfachen Bewerbung von Studienprogrammen im Ausland

Entdecken Sie, wie Mobility-Online Ihr internationales Marketing für Austauschprogramme optimiert – zur Demo!

Kooperationsmanagement

Optimieren Sie die Internationalisierungsstrategie Ihrer Hochschule mit den praktischen Tools von Mobility-Online zur Verwaltung von Partnerschaften, Kooperationen und Vereinbarungen - übersichtlich und zentral organisiert.

Für jede Partnerinstitution gibt es eine detaillierte elektronische Akte mit Stammdaten, Kontakten, Vereinbarungen, Studienfächern, Kursen und mehr. Die Felder sind individuell anpassbar, und Informationen können über das Internationalisierungsportal veröffentlicht werden.

Wichtige Merkmale:

• Umfassende Partnerakten mit Stammdaten, Vereinbarungen, Kommunikation und Notizen
• Alle Vereinbarungen sind mit den jeweiligen Partnern verknüpft, inklusive Upload- und Tracking-Funktionen
• Interaktive Statistiken zu Vereinbarungen, Anträgen oder Partnern
• Anpassbare Workflows für das Management von Partnerschaften und Vereinbarungen mit Drag-and-Drop-Funktionen
• Interaktive Partnerkarte im Internationalisierungsportal für einfachen Zugriff und direkte Bewerbung

Erleben Sie, wie Mobility-Online das Kooperationsmanagement erleichtert – zur Demo!

Krisenmanagement

Sichern Sie Reisende mit den effizienten Tools von Mobility-Online für Krisenmanagement und Reiseverfolgung in Austauschprogrammen und der internationalen Mobilität.

Anpassbare Online-Reiseanmeldeformulare erfassen wichtige Daten zu Studierenden, Fachkräften und Notfallkontakten. Risikoanzeigen informieren über die Sicherheit am Reiseziel.

Wichtige Merkmale:

• Anpassbare Online-Reiseanmeldung mit Risikoanzeigen
• Persönliche Accounts für Reisende zur Einreichung von Reisedaten und Dokumenten
• Automatische Aktualisierung globaler Sicherheitshinweise aus verlässlichen Quellen
• Sicherheits-Check-Workflows für schnelle Kontaktaufnahme per E-Mail oder SMS im Krisenfall
• Notizen und Erinnerungen für Folgeaktionen

Erfahren Sie, wie Mobility-Online das Krisenmanagement unterstützt – zur Demo!

Auswertungen und Berichte

Behalten Sie den Überblick über Ihre internationalen Mobilitätsdaten mit den leistungsstarken Auswertungs- und Statistikfunktionen von Mobility-Online.

Erstellen Sie interne oder externe Berichte auf Knopfdruck und exportieren Sie diese in verschiedenen Formaten. Standardisierte Jahresberichte, interaktive Dashboards und der automatisierte Datenaustausch mit Drittsystemen unterstützen die Konformität und datengestützte Entscheidungen, wodurch die internationale Mobilität gefördert wird.

Wichtige Merkmale:

• Integrierter Report-Generator mit Export in Word, Excel, PDF, XML u. v. m.
• Individuell anpassbare Dashboards und grafische Datenvisualisierungen
• Dauerhafte Links zur Wiederverwendung gespeicherter Reportkriterien
• Vorgefertigte Berichte für Mobilitäten, Partnerschaften, Vereinbarungen u. v. m.
• Automatisierte Berichterstattung für Nationale Agenturen und die EU-Kommission (d. h. Beneficiary Module)

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Zulassungsmanagement

Koordinieren Sie den gesamten Zulassungsprozess mit individuell anpassbaren, digitalen Arbeitsabläufen und gewinnen Sie internationale Studierende durch einen effizienten, digitalen Bewerbungsprozess.

Mobility-Online unterstützt die Arbeit von Verantwortlichen im Bereich Rekrutierung mit interaktiven Landingpages, Programmlisten, Bewerberaccounts und administrativen Tools für Bachelor-, Master- und Doktoratsstudien. Dabei werden die vollständige Digitalisierung und die Konformität mit aktuellen Standards gewährleistet.

Wichtige Merkmale:

• Anpassbare Landingpages und Bewerbungsformulare für Studienprogramme
• Programmlisten mit Echtzeit-Verfügbarkeitsstatus (grün = offen, rot = voll)
• Zentrale Admin-Oberfläche zur Verwaltung von Bewerbungen und Studienplätzen
• Elektronische Bewerbungsakten mit Dokumentenupload und Statusverfolgung
• Bewerberaccounts, die Kandidat:innen schrittweise durch den Prozess führen

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Unterkunftsverwaltung

Koordinieren Sie den gesamten Wohnplatzvergabeprozess digital mit den integrierten Tools von Mobility-Online für Bewerber:innen und Unterkunftsmanager:innen.

Bewerber:innen können verfügbare Wohnheimplätze einsehen, reservieren oder direkt buchen. Die Unterkunftsmanager:innen verwalten Anfragen, Daten und Buchungen dank individuell anpassbarer Abläufe schnell und effizient.

Wichtige Merkmale:

• Digitale Bearbeitung von Unterkunftsanfragen über Online-Formulare
• Pipeline für Unterkunftsmanager zur Vergabe und Nachverfolgung
• Admin-Ansicht mit Buchungsplaner und zentraler Datenverwaltung
• Bewerberansicht mit Filterfunktion, Fotos und Detailinformationen
• Reservierungs- und Direktbuchungsoptionen
• Integration von Online-Zahlungen mit Echtzeit-Statusverfolgung

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Technologie

Jederzeit und überall verfügbar – entwickelt für maximale Flexibilität und Sicherheit.

Webanwendung: Keine lokale Installation erforderlich, zugänglich über jeden Webbrowser.
Datenbankunabhängig: Unterstützt MSSQL, Oracle, PostgreSQL, Informix, MySQL und mehr.
Betriebssystemunabhängig: Läuft unter Windows, Linux, Unix.
Browserunabhängig: Kompatibel mit Edge, Firefox, Opera, Chrome, Safari usw.
Reine Java-Entwicklung: Flexibel, weit verbreitet und zukunftssicher.
Sichere Datenübertragung: SSL / HTTPS mit Serverzertifikaten.
Automatisierte Integration: REST- und SOAP-Webservices für nahtlosen Datenaustausch.
Single Sign-On: Unterstützt LDAP, Shibboleth, Active Directory, CAS, Cosign und weitere.
Office-Unterstützung: Erstellung von MS Office- und PDF-Dokumenten.
Standardisierter Datenaustausch: XML, XLS, CSV, ASCII Formate werden unterstützt.
Globale Zeichensatzunterstützung: UTF-8-Codierung für alle Schriftarten und Sonderzeichen.

Implementierungsoptionen:
SaaS (Gehostete Lösung): SOP hostet Ihre Anwendung und Daten auf ISO-zertifizierten Servern in Österreich. Keine lokale Installation notwendig – nur Internet und Browser. Daten werden innerhalb der EU gespeichert und vollständig GDPR-konform verarbeitet. Sie können zwischen geteilten Hochverfügbarkeits-Clustern oder dedizierten Instanzen wählen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Inhouse (Vor-Ort-Installation): Die Software wird auf Ihrem eigenen zentralen Server installiert. Hardware, Betriebssystem und Datenbanksystem werden von Ihnen bereitgestellt und gewartet.

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