Solution numérique pour la gestion de l'internationalisation dans l'enseignement supérieur

Gestion de la mobilité

Numérisez et automatisez la gestion des programmes d’échange internationaux avec Mobility-Online - une solution logicielle en ligne SaaS conçue pour les établissements d’enseignement supérieur (EES). Gérez efficacement la mobilité entrante et sortante des étudiants en échange, du personnel académique, des stagiaires et du personnel administratif via des workflows personnalisables - le tout dans un environnement sans papier.

Ce logiciel de gestion de la mobilité académique prend en charge l'administration des programmes Erasmus+, l’échange de données numériques avec d’autres systèmes via des formats standardisés et la gestion des accords. Mobility-Online est conforme au EWP, conforme au RGPD, et prend en charge les technologies de connexion unique (SSO).

Fonctionnalités clés :

• Workflows personnalisés et pipelines pour une gestion efficace des processus
• Formulaires de candidature en ligne et responsive
• Portail d’internationalisation pour présenter les partenariats, programmes et opportunités
• Listes de tâches dynamiques pour les candidats et les utilisateurs
• Fonctionnalités conformes à Erasmus+, y compris les Digital Learning Agreements
• Gestion flexible des rôles et des données
• Fonctionnalités de gestion des urgences et des crises à l’échelle mondiale

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Communication

Améliorez la gestion de votre mobilité internationale grâce à l’outil de communication intégré à Mobility-Online, une solution logicielle SaaS complète pour les établissements d’enseignement supérieur. Que ce soit pour des messages manuels, des modèles ciblés ou des envois entièrement automatisés déclenchés par des règles, ce logiciel en ligne garantit une communication efficace et sans papier pour tous vos programmes d’échange.

Des e-mails personnalisés avec champs dynamiques permettent d’envoyer des messages adaptés à chaque étudiant en échange, partenaire ou personnel. Toute la correspondance est enregistrée de manière sécurisée avec un horodatage, consultable à tout moment, téléchargeable ou renvoyable depuis une boîte de réception centralisée. Les communications entrantes et sortantes sont suivies pour assurer un échange de données numériques transparent.

Les fonctionnalités intégrées de gestion des événements et du marketing soutiennent la promotion de vos programmes de mobilité à l’étranger à travers des campagnes automatisées. Gérez facilement vos ateliers, séminaires, conférences ou événements d’accueil, et partagez les informations directement sur les réseaux sociaux. Les listes de participants avec statut d’inscription facilitent une communication personnalisée avant et après les événements.

Fonctionnalités clés :

• E-mails personnalisés avec modèles dynamiques
• Archivage centralisé des e-mails avec horodatage sécurisé
• Campagnes marketing automatisées pour promouvoir la mobilité internationale et la mobilité des stagiaires
• Gestion des événements avec intégration aux réseaux sociaux
• Suivi complet des correspondances entrantes et sortantes

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Gestion financière

Gérez toutes les finances liées à la mobilité en toute confiance grâce aux outils financiers intégrés de Mobility-Online. De la planification budgétaire stratégique au calcul automatisé des bourses et subventions basé sur les données de mobilité, ainsi que les paiements en ligne sécurisés, la plateforme accompagne les établissements d’enseignement supérieur et leurs bureaux internationaux dans une gestion transparente et efficace des programmes d’échange et projets de mobilité.

Fonctionnalités clés :

• Planificateur de budget avec suivi des sources de financement et centres de coûts
• Calcul automatisé des bourses et subventions basé sur les données de mobilité
• Intégration des plateformes de paiement en ligne (PayPal, Saferpay, PayEx, Monetico)
• Suivi des paiements en temps réel et gestion des paiements côté candidat
• Rapports financiers et tableaux de bord exportables pour usage interne ou institutionnel

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Marketing

Renforcez la visibilité de votre bureau international et soutenez la mobilité internationale grâce aux outils intégrés de marketing et de gestion d’événements de Mobility-Online. Gérez facilement les agents, les campagnes de sensibilisation et les événements tout en ciblant les étudiants en échange via des campagnes par e-mail et les réseaux sociaux.

Les fonctionnalités CRM intégrées facilitent la gestion des leads, l’automatisation des campagnes par e-mail et le suivi de toutes les activités marketing – le tout soutenu par un calendrier centralisé pour une planification efficace des programmes d’échange et des études à l’étranger.

Fonctionnalités clés :

• CRM pour le suivi des leads et la gestion des statuts avec des workflows personnalisables
• Campagnes par e-mail automatisées et attrayantes avec des modèles éditables
• Gestion d’événements pour ateliers, séminaires, conférences et sessions d’accueil
• Workflows flexibles avec suivi et détails des événements
• Intégration des réseaux sociaux pour promouvoir l’éducation internationale

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Gestion de la coopération

Optimisez la stratégie d’internationalisation de votre établissement d’enseignement supérieur grâce aux outils pratiques de Mobility-Online pour gérer partenariats, collaborations et accords - de manière claire et centralisée.

Chaque institution partenaire dispose d’un dossier électronique détaillé contenant les données principales, contacts, accords, domaines d’études, cours, et plus encore. Les champs sont personnalisables et les informations peuvent être publiées via le portail d’internationalisation.

Fonctionnalités clés :

• Dossiers partenaires complets avec données principales, accords, communications et notes
• Tous les accords liés aux partenaires respectifs avec fonctions d’upload et de suivi
• Statistiques interactives sur les accords, candidatures ou les partenaires
• Workflows personnalisables pour la gestion des partenariats et des accords avec fonctions glisser-déposer
• Carte interactive des partenaires sur le portail d’internationalisation pour un accès facile et une promotion directe

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Gestion de crise

Assurez la sécurité des voyageurs dans les programmes d’échange et la mobilité internationale grâce aux outils efficaces de Mobility-Online pour la gestion des crises et le suivi des déplacements.

Personnalisez les formulaires d’inscription en ligne pour recueillir les données essentielles des étudiants en échange, stagiaires, personnels et contacts d’urgence. Des alertes sur les niveaux de risque informent les utilisateurs sur la sécurité des destinations.

Fonctionnalités clés :

• Formulaires d’inscription en ligne personnalisables avec alertes de niveau de risque
• Comptes individuels pour les voyageurs afin de soumettre leurs informations et documents de voyage
• Mises à jour automatiques des alertes de sécurité mondiales intégrées depuis des sources fiables
• Workflows de vérification de sécurité pour un contact rapide par email ou SMS en cas d’urgence
• Notes et rappels pour les actions de suivi

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Rapports & Statistiques

Suivez, analysez et partagez vos données de mobilité internationale grâce aux puissantes fonctions de génération de rapports et de statistiques intégrées à Mobility-Online.

Créez des rapports internes ou externes en un clic et exportez-les dans différents formats. Des rapports annuels standardisés et l’échange automatisé de données avec des systèmes tiers facilitent la conformité réglementaire et la prise de décision stratégique.

Fonctionnalités clés :

• Générateur de rapports intégré avec exportation vers Word, Excel, PDF, XML, etc.
• Tableaux de bord personnalisables et visualisations graphiques
• Liens permanents pour la réutilisation des critères de rapports enregistrés
• Rapports prédéfinis sur les mobilités, partenariats, accords, etc.
• Génération automatique de rapports pour les agences nationales et la Commission européenne (ex. : Beneficiary Module)

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Gestion des admissions

Coordonnez l’ensemble du processus d’admission grâce à des workflows numériques personnalisables et attirez des étudiants internationaux grâce à un processus de candidature numérique clair et efficace.

Mobility-Online soutient les équipes de recrutement avec des pages d’atterrissage interactives, des listes de programmes, des comptes candidats et des outils d’administration pour gérer efficacement les admissions aux niveaux licence, master et doctorat – de manière entièrement numérique et conforme.

Fonctionnalités clés :

• Pages d’accueil et formulaires de candidature personnalisables pour les programmes d’études
• Listes de programmes avec statut de disponibilité en temps réel (vert = ouvert, rouge = complet)
• Interface d’administration centralisée pour la gestion des candidatures et des places d’études
• Dossiers de candidature électroniques avec téléchargement de documents et suivi du statut
• Comptes candidats guidant les étudiants étape par étape dans le processus

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Gestion de logement

Coordonnez l’ensemble du processus d’attribution des logements de manière digitale grâce aux outils intégrés de Mobility-Online pour les candidats et les gestionnaires d’hébergement.

Les candidats peuvent consulter, réserver ou réserver directement les places disponibles dans leur espace personnel. Les responsables de l’hébergement gèrent efficacement les demandes, les données et les réservations via des workflows personnalisables.

Fonctionnalités clés :

• Traitement digital des demandes de logement via des formulaires en ligne
• Pipeline intégré pour les gestionnaires afin d’attribuer et suivre les réservations
• Vue administrateur avec planificateur de réservations et gestion centralisée des données d’hébergement
• Vue candidat avec filtres, photos et informations détaillées sur les logements
• Options de réservation et de réservation directe
• Intégration de paiements en ligne avec suivi du statut en temps réel

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Technologie

Disponible à tout moment et en tout lieu – conçue pour une flexibilité et une sécurité maximales.

Application web : Aucune installation locale nécessaire, accessible via n’importe quel navigateur web.
Indépendant de la base de données : Supporte MSSQL, Oracle, PostgreSQL, Informix, MySQL et plus.
Indépendant du système d’exploitation : Fonctionne sous Windows, Linux, Unix.
Indépendant du navigateur : Compatible avec Edge, Firefox, Opera, Chrome, Safari, etc.
Développement Java pur : Flexible, largement utilisé et pérenne.
Transfert sécurisé des données : SSL / HTTPS avec certificats serveurs.
Intégration automatisée : Services web REST et SOAP pour un échange de données fluide.
Single Sign-On : Supporte LDAP, Shibboleth, Active Directory, CAS, Cosign et autres.
Support Office : Génération de documents MS Office et PDF.
Échange de données standardisé : Formats XML, XLS, CSV, ASCII supportés.
Support global des caractères : Codage UTF-8 pour toutes les polices et caractères spéciaux.

Options d’implémentation :
SaaS (Solution hébergée) : SOP héberge votre application et vos données sur des serveurs certifiés ISO en Autriche. Aucune installation locale nécessaire — juste un accès Internet et un navigateur. Les données sont stockées dans l’UE et traitées en conformité totale avec le RGPD. Vous pouvez choisir entre des clusters à haute disponibilité partagés ou des instances dédiées personnalisées selon vos besoins.
Inhouse (Installation locale) : Le logiciel est installé sur votre propre serveur central. Vous fournissez et maintenez le matériel, le système d’exploitation et la base de données.

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