Als führende Hochschule suchte die ELTE nach einer Lösung, die über die Einschränkungen des Mobilitätsmoduls ihres bestehenden Campus-Management-Systems sowie manueller Excel-Tabellen hinausgeht und Studierenden sowie Mitarbeitenden eine vollständig integrierte Nutzererfahrung bietet.
Die Herausforderung: Weg von „praktischen, aber begrenzten“ Systemen
Vor der Einführung von Mobility-Online stand die ELTE vor erheblichen administrativen Herausforderungen. Zwar nutzte die Universität ein Modul ihres Campus-Management-Systems für erste Bewerbungen, dieses war jedoch nicht speziell für Mobilitätsmanagement konzipiert. Daher mussten Mitarbeitende Daten in zahlreiche komplexe Excel-Dateien exportieren, um den gesamten Mobilitätszyklus zu verwalten: Bewertung, Platzvergabe, Fördermittelmanagement, Abschlussprozesse, Reporting sowie Änderungen wie Anpassungen von Mobilitätszeiträumen oder Dokumentenaktualisierungen.
„Wir mussten mindestens fünf oder sechs Excel-Dateien öffnen, nur um einen Überblick zu bekommen“, erklärt Judit Hermándy-Berencz, Projektkoordinatorin für die Erasmus+-Digitalisierung.
Auch die Kommunikation war äußerst aufwendig: Mitarbeitende verbrachten viel Zeit damit, Dokumente aus E-Mails herunterzuladen und manuell abzulegen. Darüber hinaus verlief das Reporting an die Universitätsleitung und die nationale Agentur häufig langsam und erreichte nicht die gewünschte Genauigkeit.
Die Lösung: Grenzenlose Flexibilität und nahtlose Integration
Nach einer umfassenden internen Analyse unter Einbindung der International Offices, Fakultätsberater:innen und der IT-Abteilung entschied sich die ELTE für Mobility-Online. Ausschlaggebend war vor allem die nahezu unbegrenzte Flexibilität der Software, die individuelle Anpassungen für unterschiedliche Mobilitätsarten und fakultätsspezifische Anforderungen ermöglicht.
Eine zentrale Voraussetzung war die Integration mit dem bestehenden Campus-Management-System der Universität über Single Sign-On (SSO). Dadurch können Studierende ihre gewohnten Zugangsdaten verwenden, während das System automatisch korrekte Studiendaten sowie persönliche Informationen – etwa Adressdaten – in die Bewerbungsformulare übernimmt. Dies reduziert manuelle Eingabefehler erheblich.
Implementierung: Erfolgsfaktor sorgfältige Planung
Der Implementierungsprozess beinhaltete eine detaillierte Analyse der universitären Abläufe, bei der genau definiert wurde, wer welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt übernimmt. Das ELTE-Team profitierte außerdem von Besuchen bei Partneruniversitäten, die Mobility-Online bereits nutzen, um Erfahrungen und Best Practices für den täglichen Einsatz zu sammeln.
Der erfolgreiche Rollout wurde zusätzlich durch eine:n dedizierte:n SOP-Projektmanager:in unterstützt. Judit Hermándy-Berencz hebt die Zusammenarbeit besonders hervor und betont, dass der Projektmanager nicht nur Prozesse implementierte, sondern aktiv die intelligentesten Lösungen zur Erfüllung der universitären Anforderungen empfahl.
Die Auswirkungen: Echtzeitdaten und Administration auf Knopfdruck
Seit der Einführung von Mobility-Online konnte die ELTE die Effizienz und Transparenz ihrer Prozesse sowie ihre Reporting-Kapazitäten deutlich verbessern. Mitarbeitende können nun in jeder Phase des Prozesses Echtzeitdaten für die Universitätsleitung und nationale Agenturen bereitstellen.
Die Kommunikation wurde durch integrierte E-Mail-Vorlagen und Sammelaktionen erheblich vereinfacht. Einer der größten Effizienzgewinne liegt in der Automatisierung des Fördermittelmanagements durch die Nutzung von Dokumentenvorlagen für Finanzunterlagen.
„Es braucht wirklich nur einen Klick, um eine Fördervereinbarung auszustellen“, sagt Judit Hermándy-Berencz, da das System die Daten automatisch direkt in das Dokument einfügt.
Der Einsatz des Workflows für Studierende und der Pipeline für Mitarbeitende sorgt dafür, dass der gesamte Prozess transparent und individuell angepasst abläuft.
Ausblick
Obwohl sich die ELTE noch in einer frühen Phase ihrer Zusammenarbeit mit Mobility-Online befindet, wurden bereits jene Prozesse implementiert, die die Verwaltungsmitarbeitenden am stärksten belasten – darunter langfristige Outgoing-Studienmobilitäten, Praktika sowie die Nominierung von Incoming-Studierenden.
Künftig plant die Universität, den Einsatz der Software auf sämtliche Mobilitätsarten auszuweiten, darunter Mitarbeitendenmobilität, Kurzzeitmobilitäten und internationale Credit Mobility.
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