Como institución líder, ELTE buscaba una solución que superara las limitaciones del módulo de movilidad de su sistema de gestión universitaria existente y de las hojas de cálculo manuales, ofreciendo una experiencia verdaderamente integrada tanto para estudiantes como para el personal.
El reto: superar sistemas “prácticos pero limitados”
Antes de implementar Mobility-Online, ELTE se enfrentaba a importantes desafíos administrativos. Aunque la universidad utilizaba un módulo dentro de su sistema de gestión universitaria para las solicitudes iniciales, este sistema no estaba diseñado específicamente para la gestión especializada de movilidades. Como consecuencia, el personal debía exportar datos a múltiples y complejos archivos Excel para gestionar todo el ciclo de movilidad: evaluación, asignación de plazas, gestión de becas, cierre de expedientes, elaboración de informes y también modificaciones, como ajustes en la duración de las movilidades o actualizaciones de documentos.
“Necesitábamos abrir al menos cinco o seis archivos Excel solo para tener una visión general”, explica Judit Hermándy-Berencz, coordinadora del proyecto de digitalización Erasmus+.
La comunicación también suponía una carga considerable, ya que el personal dedicaba mucho tiempo a descargar documentos de correos electrónicos y archivarlos manualmente. Además, la elaboración de informes para la dirección universitaria y la agencia nacional era lenta y no siempre alcanzaba el nivel de precisión deseado.
La solución: flexibilidad ilimitada e integración fluida
ELTE eligió Mobility-Online tras realizar un exhaustivo análisis interno en el que participaron las oficinas de relaciones internacionales, asesores académicos y el departamento de TI. El principal factor decisivo fue la flexibilidad prácticamente ilimitada del software, que permite personalizar procesos para diferentes tipos de movilidad y necesidades específicas de cada facultad.
Un requisito fundamental era la integración con el sistema de gestión universitaria existente mediante Single Sign-On (SSO). Esto permite a los estudiantes utilizar sus credenciales habituales, mientras que el sistema recupera automáticamente datos académicos precisos y datos personales, como direcciones, directamente en los formularios de solicitud, reduciendo significativamente los errores derivados de la introducción manual de datos.
Implementación: planificación para el éxito
El proceso de implementación implicó un análisis detallado de los flujos de trabajo de la universidad, definiendo exactamente quién realiza cada acción y en qué momento. El equipo de ELTE también se benefició de visitas a universidades asociadas que ya utilizaban Mobility-Online, con el fin de obtener recomendaciones prácticas sobre el uso diario del sistema.
El éxito de la implementación estuvo respaldado además por un gestor de proyectos dedicado de SOP. Judit Hermándy-Berencz destaca especialmente la colaboración, señalando que el gestor de proyectos no solo implementó procesos, sino que también recomendó las soluciones más inteligentes para satisfacer las necesidades de la universidad.
El impacto: datos en tiempo real y administración con un solo clic
Desde la adopción de Mobility-Online, ELTE ha experimentado una mejora significativa en la eficiencia y transparencia de sus procesos, así como en su capacidad de elaboración de informes. El personal puede ahora proporcionar datos en tiempo real a la dirección universitaria y a las agencias nacionales en cualquier etapa del proceso.
La comunicación se ha simplificado mediante plantillas integradas de correo electrónico y acciones masivas. Uno de los mayores avances en eficiencia ha sido la automatización de la gestión de becas mediante el uso de plantillas para documentos financieros.
“Realmente basta con hacer clic en un botón para emitir un acuerdo de beca”, afirma Judit Hermándy-Berencz, ya que el sistema fusiona automáticamente los datos directamente en el documento.
El uso del Workflow para los estudiantes y del Pipeline para el personal garantiza que todo el proceso sea transparente y adaptado a las necesidades específicas de cada usuario.
Mirando hacia el futuro
Aunque ELTE todavía se encuentra en las primeras etapas de su trayectoria con Mobility-Online, ya ha implementado aquellos procesos que representan la mayor carga administrativa, como los programas de movilidad de estudios de larga duración para estudiantes salientes, las prácticas y las nominaciones de estudiantes entrantes.
La universidad planea ampliar el uso del software para cubrir todos los tipos de movilidad, incluida la movilidad del personal, las movilidades de corta duración y la movilidad internacional de créditos.
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