En tant qu’établissement de premier plan, ELTE recherchait une solution capable de dépasser les limites du module de mobilité de son système de gestion universitaire existant ainsi que des feuilles Elxcel manuelles, afin d’offrir une expérience véritablement intégrée aux étudiant·e·s et au personnel.
Le défi : dépasser des systèmes « pratiques mais limités »
Avant la mise en œuvre de Mobility-Online, ELTE faisait face à d’importants défis administratifs. Bien que l’université utilisait un module de son système de gestion universitaire pour les candidatures initiales, celui-ci n’était pas conçu pour la gestion spécialisée des mobilités. Les équipes devaient donc exporter les données dans de nombreux fichiers Excel complexes afin de gérer l’ensemble du cycle de mobilité : évaluation, attribution des places, gestion des bourses, clôture des dossiers, reporting ainsi que les modifications, telles que les ajustements de durée de mobilité ou les mises à jour de documents.
« Nous devions ouvrir au moins cinq ou six fichiers Excel simplement pour avoir une vue d’ensemble », explique Judit Hermándy-Berencz, coordinatrice de projet pour la digitalisation Erasmus+.
La communication représentait également une charge importante : les équipes passaient un temps considérable à télécharger des documents reçus par e-mail puis à les classer manuellement. De plus, les rapports destinés à la hiérarchie universitaire et à l’agence nationale étaient souvent lents à produire et manquaient de précision.
La solution : une flexibilité sans limites et une intégration fluide
Après une analyse interne approfondie impliquant les bureaux des relations internationales, les conseiller·ère·s des facultés et le département informatique, l’ELTE a choisi Mobility-Online. Le principal critère décisif fut la flexibilité quasi illimitée du logiciel, permettant une personnalisation selon les différents types de mobilité et les besoins spécifiques des facultés.
Une exigence essentielle concernait l’intégration avec le système de gestion universitaire existant via le Single Sign-On (SSO). Les étudiant·e·s peuvent ainsi utiliser leurs identifiants habituels, tandis que le système récupère automatiquement les données académiques ainsi que des informations personnelles telles que les adresses, réduisant considérablement les erreurs de saisie manuelle.
Mise en œuvre : planifier pour réussir
Le processus de mise en œuvre a nécessité une analyse détaillée des flux de travail de l’université, afin de définir précisément qui réalise chaque action et à quel moment. L’équipe de l’ELTE a également bénéficié de visites auprès d’universités partenaires utilisant déjà Mobility-Online, afin de recueillir des conseils pratiques et des retours d’expérience sur l’utilisation quotidienne du système.
Le succès du déploiement a également reposé sur l’accompagnement d’un·e chef·fe de projet SOP dédié·e. Judit Hermándy-Berencz souligne la qualité de cette collaboration, expliquant que le ou la chef·fe de projet ne s’est pas contenté·e d’implémenter des processus, mais a également recommandé les solutions les plus intelligentes pour répondre aux besoins de l’université.
Les résultats : des données en temps réel et une administration en un clic
Depuis l’adoption de Mobility-Online, ELTE a constaté une amélioration significative de l’efficacité et de la transparence des processus ainsi que des capacités de reporting. Les équipes peuvent désormais fournir des données en temps réel à la direction universitaire et aux agences nationales à chaque étape du processus.
La communication a été simplifiée grâce à des modèles d’e-mails intégrés et à des actions groupées. L’un des gains d’efficacité les plus importants réside dans l’automatisation de la gestion des bourses grâce à l’utilisation de modèles de documents financiers.
« Il suffit réellement d’un clic pour émettre une convention de bourse », explique Judit Hermándy-Berencz, puisque le système fusionne automatiquement les données directement dans le document.
L’utilisation du Workflow pour les étudiant·e·s et du Pipeline pour le personnel garantit un processus entièrement transparent et adapté aux besoins spécifiques de chacun.
Perspectives
Bien que ELTE soit encore au début de son parcours avec Mobility-Online, l’université a déjà mis en place les processus qui représentent la plus grande charge administrative, notamment les programmes de mobilité d’études de longue durée sortants, les stages ainsi que les nominations des étudiant·e·s entrants.
L’université prévoit désormais d’étendre l’utilisation du logiciel à l’ensemble des types de mobilité, y compris la mobilité du personnel, les mobilités de courte durée et la mobilité internationale de crédits.
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