Interinstitutionelle Vereinbarungen, Nominierungen und Learning Agreements sowie weitere mobilitätsbezogene Informationen werden über Erasmus Without Paper (EWP) elektronisch zwischen Hochschulen ausgetauscht.

EWP bietet jedoch mehr als reine Systemanbindung.

Die eigentliche Chance liegt darin, den digitalen Datenaustausch für ein effizientes und integriertes Mobilitätsmanagement zu nutzen. Dadurch lassen sich der administrative Aufwand reduzieren, die Datenqualität verbessern und transparentere Prozesse für International Offices, akademisches Personal und Studierende schaffen.

Was ist Erasmus Without Paper?

Erasmus Without Paper soll zu einer besser vernetzten und interoperablen europäischen Hochschullandschaft beitragen.

Für teilnehmende Hochschulen ermöglicht EWP den digitalen Austausch mobilitätsbezogener Informationen zwischen Systemen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit von Papierdokumenten, E-Mails und manueller Dateneingabe.

Dazu gehören unter anderem:

• Interinstitutionelle Vereinbarungen (IIAs)
• Digitale Learning Agreements
• Mobilitätsnominierungen
• Prozesse rund um Transcripts of Records
• Weitere mobilitätsbezogene Datenaustausche, während sich das EWP-Ökosystem weiterentwickelt

Das Ziel ist einfach: Informationen sollen sicher und effizient zwischen Hochschulen ausgetauscht und möglichst wiederverwendet werden, anstatt mehrfach in unterschiedlichen Systemen erfasst zu werden.

Für International Offices, die eine große Zahl von Mobilitätsaktivitäten verwalten, kann dies einen erheblichen Unterschied machen.

EWP ist mehr als eine technische Anbindung

Die Anbindung an das EWP-Netzwerk ist ein wichtiger Schritt. Eine technische Interoperabilität allein schafft jedoch nicht automatisch einen effizienten Mobilitätsprozess.

In der Praxis umfasst das Mobilitätsmanagement zahlreiche Schritte vor und nach einem einzelnen Datenaustausch. Hochschulen müssen Vereinbarungen, Bewerbungen, Nominierungen, Genehmigungen, Learning Agreements, Dokumente, Fristen, Kommunikation und Reporting verwalten – häufig unter Beteiligung verschiedener Nutzergruppen.

Den größten Nutzen entfaltet EWP, wenn der Datenaustausch in die umfassenderen Prozesse des Mobilitätsmanagements einer Hochschule eingebettet ist. EWP sollte kein zusätzliches, isoliertes System oder einen weiteren Arbeitsschritt schaffen, sondern Teil der Workflows sein, mit denen International Offices die Mobilität bereits verwalten.

Das ist ein wichtiger Unterschied. Wenn EWP-Daten exportiert, manuell geprüft, in ein anderes System eingegeben und anschließend separat nachverfolgt werden müssen, bleibt ein Teil des administrativen Aufwands bestehen.

Effizientes digitales Mobilitätsmanagement verbindet den EWP-Datenaustausch mit den damit verbundenen Prozessen.

Von Interoperabilität zur Nutzererfahrung

Die Erfahrungen von Hochschulen bei der Umsetzung von EWP zeigen, dass Interoperabilität nur ein Teil der Lösung ist.

Hochschulen arbeiten mit unterschiedlichen Systemen und Anbietern. Gleichzeitig unterscheiden sich interne Genehmigungsstrukturen, Workflows und Zuständigkeiten. Dadurch können Prozesse wie die Verwaltung von IIAs und der Austausch von Learning Agreements weiterhin eine enge Abstimmung und entsprechende Aufmerksamkeit seitens der International Offices erfordern.

Damit wird die Nutzererfahrung zunehmend wichtig.

Für Mitarbeitende in International Offices ist es entscheidend, klar erkennen zu können, was bereits geschehen ist, welche Maßnahmen erforderlich sind und an welcher Stelle ein Prozess möglicherweise ins Stocken geraten ist. Automatisierte Workflows, Benachrichtigungen, Statusinformationen und zentral verfügbare Daten können den Bedarf an manueller Nachverfolgung und Rückfragen reduzieren.

Für akademisches und anderes Hochschulpersonal sollten Genehmigungs- und Abstimmungsprozesse einfach und unkompliziert sein und möglichst wenig zusätzlichen administrativen Aufwand verursachen. Informationen sollten den jeweils zuständigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen, ohne zusätzliche manuelle Arbeitsschritte zu schaffen.

Mobilitätsteilnehmende – ob Studierende, akademisches oder anderes Hochschulpersonal – sollten einen klaren und konsistenten Prozess erleben, ohne die technische Infrastruktur hinter EWP verstehen zu müssen. Ihre mobilitätsbezogenen Informationen sollten zwischen den relevanten Beteiligten ausgetauscht werden können, ohne dass sie dieselben Informationen wiederholt bereitstellen müssen.

Der Erfolg des digitalen Mobilitätsmanagements sollte daher nicht nur daran gemessen werden, wie viele Daten ausgetauscht werden.

Entscheidend sind auch der eingesparte administrative Aufwand und die Qualität der Nutzererfahrung.

Die praktischen Herausforderungen von EWP

EWP hat den digitalen Austausch von Mobilitätsdaten deutlich verbessert. Die Umsetzung kann für Hochschulen jedoch weiterhin praktische Herausforderungen mit sich bringen. Hochschulen arbeiten mit unterschiedlichen Mobilitätsmanagementsystemen und Anbietern, und nicht alle Partnerhochschulen verfügen zwangsläufig über denselben Stand bei der EWP-Umsetzung. Unterschiede in der technischen Implementierung können daher zu Abweichungen, zusätzlichen Prüfungen oder in manchen Fällen zu parallelen Prozessen führen.

Die Herausforderung beschränkt sich zudem nicht auf die EWP-Anbindung selbst. Mobilitätsteams müssen ausgetauschte Daten in ihre bestehenden Prozesse integrieren, institutionelle und Partnerinformationen aktuell halten, Status überwachen und Ausnahmen bearbeiten. Ohne geeignete Workflows und Systemintegrationen kann der digitale Datenaustausch daher weiterhin manuellen Aufwand verursachen.

Deshalb sollten Interoperabilität, Prozessgestaltung, Systemintegration und Nutzererfahrung gemeinsam betrachtet werden. Ein zuverlässiges Mobilitätsmanagementsystem kann Hochschulen dabei unterstützen, Änderungen der EWP-Anforderungen zu integrieren, wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren und einen konsistenten Prozess für Mitarbeitende, Studierende und andere Mobilitätsteilnehmende bereitzustellen.

Was sollten Hochschulen bei der Auswahl einer EWP-Lösung beachten?

EWP sollte nicht als isolierte technische Anbindung bewertet werden. Entscheidend ist, wie gut die Lösung in die bestehenden Prozesse des Mobilitätsmanagements integriert werden kann.

Wichtige Fragen sind:

• Integration: Fließen EWP-Daten direkt in bestehende Mobilitätsworkflows und Systeme ein?
• Automatisierung: Welche manuellen Aufgaben lassen sich durch automatisierten Datenaustausch, Benachrichtigungen und Workflows reduzieren?
• Abdeckung: Unterstützt die Lösung die für die Hochschule relevanten EWP-Schnittstellen und Mobilitätsprozesse?
• Flexibilität: Lassen sich Workflows an die Prozesse und Zuständigkeiten der Hochschule anpassen?
• Sicherheit: Wie werden personenbezogene Daten geschützt und erfüllt die Lösung die geltenden Datenschutzanforderungen?
• Zuverlässigkeit: Wie werden technische Änderungen, Verbindungsprobleme mit Partnerhochschulen und Ausnahmefälle behandelt?
• Nutzererfahrung: Ist der Prozess für International Offices, akademisches Personal, Studierende und andere Mobilitätsteilnehmende klar und einfach handhabbar?

Letztlich geht es nicht nur darum, an EWP angebunden zu sein, sondern darum, diese Verbindung in einen zuverlässigen, sicheren und effizienten Prozess des Mobilitätsmanagements zu integrieren.

Mobility-Online und Erasmus Without Paper

Mobility-Online integriert den EWP-Datenaustausch in das umfassende Management internationaler Mobilität. Mit EWP-API-Abdeckung als Bestandteil der Standardversion können Hochschulen EWP-bezogene Prozesse gemeinsam mit Bewerbungen, Vereinbarungen, Nominierungen, Learning Agreements und weiteren Mobilitätsworkflows in einem System verwalten.

Nahezu 500 akademische Einrichtungen weltweit nutzen Mobility-Online. Die Plattform unterstützt die Digitalisierung von Mobilitätsprozessen bereits seit den frühen Phasen der EWP-Initiative.

Stand August 2026 verwaltet Mobility-Online aktiv:

• 88.394 Interinstitutionelle Vereinbarungen
• 126.230 ausgehende Learning Agreements
• 126.251 eingehende Learning Agreements

Diese Zahlen zeigen den Umfang des EWP-basierten Datenaustauschs, der derzeit über die Plattform verwaltet wird. Die aktuellen Zahlen können auch im offiziellen EWP Stats Portal eingesehen werden.

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