Les accords interinstitutionnels, les nominations et les contrats pédagogiques en ligne (Learning Agreements), ainsi que d’autres informations liées à la mobilité, sont échangés électroniquement entre les établissements d’enseignement supérieur via Erasmus Without Paper (EWP).

Cependant, EWP offre bien plus qu’une simple connexion entre systèmes.

La véritable opportunité consiste à utiliser l’échange numérique de données pour mettre en place une gestion efficace et intégrée de la mobilité, en réduisant la charge administrative, en améliorant la qualité des données et en créant des processus plus transparents pour les services des relations internationales, les personnels académiques et les étudiants.

Qu’est-ce qu’Erasmus Without Paper ?

Le projet Erasmus Without Paper vise à favoriser un environnement européen de l’enseignement supérieur plus connecté et interopérable.

Pour les établissements participants, EWP facilite l’échange numérique d’informations liées à la mobilité entre les différents systèmes, réduisant ainsi le recours aux documents papier, aux e-mails et à la saisie manuelle des données.

Cela concerne notamment :

• les accords interinstitutionnels (IIA) ; 
• les Learning Agreements numériques ; 
• les nominations de participants à la mobilité ; 
• les processus liés aux relevés de notes (Transcripts of Records) ; 
• d’autres échanges de données liés à la mobilité, au fur et à mesure de l’évolution de l’écosystème EWP. 

L’objectif est simple : les informations doivent pouvoir être échangées de manière sécurisée et efficace entre les établissements et, dans la mesure du possible, être réutilisées plutôt que saisies à plusieurs reprises dans différents systèmes.

Pour les services des relations internationales qui gèrent un grand nombre de mobilités, cela peut avoir un impact significatif.

EWP va au-delà d’une simple connexion technique

Être connecté au réseau EWP constitue une étape importante, mais l’interopérabilité technique ne suffit pas, à elle seule, à créer un processus de mobilité efficace.

En pratique, la gestion de la mobilité comprend de nombreuses étapes avant et après chaque échange de données. Un établissement doit gérer les accords, les candidatures, les nominations, les validations, les Learning Agreements, les documents, les échéances, les communications et le reporting, souvent avec l’intervention de plusieurs catégories d’utilisateurs.

EWP apporte une réelle valeur ajoutée lorsque l’échange de données est intégré aux processus plus larges de gestion de la mobilité de l’établissement. Plutôt que de créer un système ou une tâche supplémentaire et isolée, EWP devrait s’intégrer aux workflows déjà utilisés par les services des relations internationales pour gérer les mobilités.

Cette distinction est importante. Si les données EWP doivent être exportées, vérifiées manuellement, saisies dans un autre système puis suivies séparément, une partie de la charge administrative subsiste.

Une gestion numérique efficace de la mobilité relie l’échange de données EWP aux processus qui l’entourent.

De l’interopérabilité à l’expérience utilisateur

L’expérience des établissements dans la mise en œuvre d’EWP montre que l’interopérabilité n’est qu’une partie de l’équation.

Les établissements utilisent des systèmes et des prestataires différents. Ils disposent également de structures de validation, de workflows et de responsabilités internes qui peuvent varier. Les processus tels que la gestion des IIA et l’échange des Learning Agreements peuvent donc encore nécessiter une coordination et une attention particulières de la part des services des relations internationales.

L’expérience utilisateur devient ainsi un élément de plus en plus important.

Pour les équipes des relations internationales, il est essentiel de pouvoir identifier clairement ce qui a été fait, ce qui nécessite une action et à quel moment un processus peut s’être interrompu. Les workflows automatisés, les notifications, les informations de statut et les données centralisées peuvent réduire le besoin de suivi et de relances manuels.

Pour les personnels académiques et autres personnels de l’établissement, les processus de validation et de coordination doivent être simples et nécessiter le moins possible d’administration supplémentaire. Les informations doivent être mises à disposition des personnes concernées au moment opportun, sans créer d’étapes manuelles supplémentaires.

Les participants à la mobilité, qu’il s’agisse d’étudiants, de personnels académiques ou d’autres personnels, doivent bénéficier d’un processus clair et cohérent, sans avoir à comprendre l’infrastructure technique qui se trouve derrière EWP. Leurs informations liées à la mobilité doivent pouvoir être partagées entre les parties concernées sans qu’ils aient à fournir plusieurs fois les mêmes informations.

Le succès de la gestion numérique de la mobilité ne devrait donc pas être mesuré uniquement par la quantité de données échangées.

Il devrait également être mesuré par la réduction de la charge administrative et par la qualité de l’expérience offerte aux utilisateurs.

Les défis pratiques d’EWP

EWP a considérablement amélioré l’échange numérique de données liées à la mobilité, mais sa mise en œuvre peut encore présenter des défis pratiques. Les établissements utilisent différents systèmes et prestataires de gestion de la mobilité, et tous les établissements partenaires ne disposent pas nécessairement du même niveau de préparation à EWP. Les différences de mise en œuvre technique peuvent donc entraîner des incohérences, des vérifications supplémentaires ou, dans certains cas, le maintien de processus parallèles.

Le défi ne se limite pas non plus à la connexion EWP elle-même. Les équipes chargées de la mobilité doivent intégrer les données échangées à leurs processus existants, maintenir à jour les informations relatives à l’établissement et à ses partenaires, suivre les statuts et gérer les exceptions. Sans workflows et intégrations adaptés, l’échange numérique de données peut donc continuer à générer du travail manuel.

C’est pourquoi l’interopérabilité doit être considérée conjointement avec la conception des processus, l’intégration des systèmes et l’expérience utilisateur. Un système fiable de gestion de la mobilité peut aider les établissements à intégrer les évolutions des exigences EWP, à automatiser les tâches récurrentes et à offrir un processus cohérent aux personnels, aux étudiants et aux autres participants à la mobilité.

Que doivent prendre en compte les établissements lors de l’évaluation d’une solution EWP ?

EWP ne devrait pas être évalué comme une simple connexion technique. Les établissements doivent surtout examiner dans quelle mesure la solution s’intègre à leurs processus globaux de gestion de la mobilité.

Les principales questions à se poser sont les suivantes :

• Intégration : les données EWP sont-elles directement intégrées aux workflows et systèmes existants de gestion de la mobilité ? 
• Automatisation : quelles tâches manuelles peuvent être réduites grâce à l’échange automatisé de données, aux notifications et aux workflows ? 
• Couverture : la solution prend-elle en charge les interfaces EWP et les processus de mobilité dont l’établissement a besoin ?
• Flexibilité : les workflows peuvent-ils être adaptés aux processus et aux responsabilités de l’établissement ? 
• Sécurité : comment les données à caractère personnel sont-elles protégées et la solution répond-elle aux exigences applicables en matière de protection des données ? 
• Fiabilité : comment les évolutions techniques, les problèmes de connexion avec les établissements partenaires et les exceptions sont-ils gérés ? 
• Expérience utilisateur : le processus est-il clair et facile à gérer pour les services des relations internationales, les personnels académiques, les étudiants et les autres participants à la mobilité ? 

En définitive, l’objectif n’est pas simplement d’être connecté à EWP, mais de transformer cette connexion en un processus de gestion de la mobilité fiable, sécurisé et efficace.

Mobility-Online et Erasmus Without Paper

Mobility-Online intègre l’échange de données EWP dans la gestion globale de la mobilité internationale. Avec la couverture des API EWP incluse dans la version standard, les établissements peuvent gérer les processus liés à EWP aux côtés des candidatures, des accords, des nominations, des Learning Agreements et d’autres workflows de mobilité, au sein d’un même système.

Près de 500 établissements d’enseignement supérieur dans le monde utilisent aujourd’hui Mobility-Online. La plateforme accompagne la digitalisation des processus de mobilité depuis les premières phases de l’initiative EWP.

En août 2026, Mobility-Online gère activement :

• 88 394 accords interinstitutionnels 
• 126 230 Learning Agreements sortants 
• 126 251 Learning Agreements entrants 

Ces chiffres illustrent l’ampleur des échanges de données basés sur EWP actuellement gérés via la plateforme. Les chiffres actualisés sont également disponibles dans le portail officiel EWP Stats Portal.

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