Los acuerdos interinstitucionales, las nominaciones y los Learning Agreements, así como otra información relacionada con la movilidad, se intercambian electrónicamente entre las instituciones de educación superior mediante Erasmus Without Paper (EWP).

Sin embargo, EWP ofrece mucho más que una simple conexión entre sistemas.

La verdadera oportunidad consiste en utilizar el intercambio digital de datos para facilitar una gestión eficiente e integrada de la movilidad, reduciendo la carga administrativa, mejorando la calidad de los datos y creando procesos más transparentes para las oficinas de relaciones internacionales, el personal académico y los estudiantes.

¿Qué es Erasmus Without Paper?

El proyecto Erasmus Without Paper tiene como objetivo contribuir a un entorno europeo de educación superior más conectado e interoperable.

Para las instituciones participantes, EWP facilita el intercambio digital de información relacionada con la movilidad entre sistemas, reduciendo la necesidad de documentos en papel, correos electrónicos y entrada manual de datos.

Esto incluye procesos clave como:

• Acuerdos interinstitucionales (IIA) 
• Learning Agreements digitales 
• Nominaciones de movilidad 
• Procesos relacionados con los Transcripts of Records 
• Otros intercambios de datos relacionados con la movilidad a medida que el ecosistema EWP continúa evolucionando 

El objetivo es sencillo: la información debe intercambiarse de forma segura y eficiente entre las instituciones y reutilizarse siempre que sea posible, en lugar de introducirse repetidamente en diferentes sistemas.

Para las oficinas de relaciones internacionales que gestionan un gran número de movilidades, esto puede tener un impacto significativo.

EWP es más que una conexión técnica

Estar conectado a la red EWP es un paso importante, pero la interoperabilidad técnica por sí sola no crea automáticamente un proceso de movilidad eficiente.

En la práctica, la gestión de la movilidad implica numerosos pasos antes y después de cada intercambio de datos. Una institución debe gestionar acuerdos, solicitudes, nominaciones, aprobaciones, Learning Agreements, documentos, plazos, comunicaciones y reporting, a menudo con la participación de diferentes grupos de usuarios.

EWP ofrece el mayor valor cuando el intercambio de datos está integrado en los procesos generales de gestión de la movilidad de la institución. En lugar de crear otro sistema o tarea aislada, EWP debería formar parte de los workflows que las oficinas de relaciones internacionales ya utilizan para gestionar la movilidad.

Esta diferencia es importante. Si los datos de EWP deben exportarse, comprobarse manualmente, introducirse en otro sistema y después realizar un seguimiento por separado, parte de la carga administrativa permanece.

Una gestión digital eficiente de la movilidad conecta el intercambio de datos de EWP con los procesos que lo rodean.

De la interoperabilidad a la experiencia de usuario

La experiencia de las instituciones que están implementando EWP demuestra que la interoperabilidad es solo una parte de la solución.

Las instituciones utilizan diferentes sistemas y proveedores. También cuentan con estructuras internas de aprobación, workflows y responsabilidades diferentes. Por ello, procesos como la gestión de los IIA y el intercambio de Learning Agreements pueden seguir requiriendo coordinación y atención por parte de las oficinas de relaciones internacionales.

Por eso, la experiencia de usuario es cada vez más importante.

Para los equipos de relaciones internacionales, es fundamental poder ver claramente qué se ha hecho, qué requiere una acción y en qué punto puede haberse detenido un proceso. Los workflows automatizados, las notificaciones, la información sobre el estado de los procesos y los datos centralizados pueden reducir la necesidad de seguimiento y tareas manuales.

Para el personal académico y otros miembros del personal institucional, los procesos de aprobación y coordinación deberían ser sencillos y requerir el mínimo posible de administración adicional. La información debe estar disponible para las personas correspondientes en el momento adecuado, sin crear pasos manuales innecesarios.

Los participantes en la movilidad, ya sean estudiantes, personal académico u otros miembros del personal, deberían experimentar un proceso claro y coherente, sin tener que comprender la infraestructura técnica que hay detrás de EWP. Su información relacionada con la movilidad debería poder compartirse entre las partes correspondientes sin que tengan que proporcionar repetidamente los mismos datos.

Por tanto, el éxito de la gestión digital de la movilidad no debería medirse únicamente por la cantidad de datos intercambiados.

También debería medirse por la reducción de la carga administrativa y por la calidad de la experiencia que ofrece a quienes utilizan el proceso.

Los retos prácticos de EWP

Aunque EWP ha mejorado significativamente el intercambio digital de datos de movilidad, su implementación todavía puede plantear retos prácticos. Las instituciones trabajan con diferentes sistemas y proveedores de gestión de la movilidad, y no todas las instituciones asociadas tienen necesariamente el mismo nivel de preparación para EWP. Las diferencias en la implementación técnica pueden generar inconsistencias, comprobaciones adicionales o, en algunos casos, procesos paralelos.

El reto tampoco se limita a la conexión con EWP. Los equipos de movilidad deben integrar los datos intercambiados en sus procesos existentes, mantener actualizada la información institucional y de los socios, supervisar los estados de los procesos y gestionar las excepciones. Sin workflows e integraciones adecuados, el intercambio digital de datos puede seguir generando trabajo manual.

Por ello, la interoperabilidad debe considerarse conjuntamente con el diseño de procesos, la integración de sistemas y la experiencia de usuario. Un sistema fiable de gestión de la movilidad puede ayudar a las instituciones a incorporar los cambios en los requisitos de EWP, automatizar tareas rutinarias y ofrecer un proceso coherente para el personal, los estudiantes y otros participantes en la movilidad.

¿Qué deben tener en cuenta las instituciones al evaluar una solución EWP?

EWP no debería evaluarse como una conexión técnica independiente. Las instituciones deberían considerar hasta qué punto la solución se integra en sus procesos generales de gestión de la movilidad.

Algunas preguntas clave son:

• Integración: ¿Los datos de EWP fluyen directamente hacia los sistemas y workflows existentes de gestión de la movilidad? 
• Automatización: ¿Qué tareas manuales pueden reducirse mediante el intercambio automatizado de datos, las notificaciones y los workflows? 
• Cobertura: ¿La solución admite las interfaces EWP y los procesos de movilidad que necesita la institución? 
• Flexibilidad: ¿Los workflows pueden adaptarse a los procesos y responsabilidades de la institución? 
• Seguridad: ¿Cómo se protegen los datos personales y cumple la solución con la normativa aplicable en materia de protección de datos? 
• Fiabilidad: ¿Cómo se gestionan los cambios técnicos, los problemas de conectividad con las instituciones asociadas y las excepciones? 
• Experiencia de usuario: ¿El proceso es claro y fácil de gestionar para las oficinas de relaciones internacionales, el personal académico, los estudiantes y otros participantes en la movilidad? 

En última instancia, el objetivo no es simplemente estar conectado a EWP, sino convertir esa conexión en un proceso de gestión de la movilidad fiable, seguro y eficiente.

Mobility-Online y Erasmus Without Paper

Mobility-Online integra el intercambio de datos de EWP en la gestión global de la movilidad internacional. Con cobertura de las API de EWP incluida en la versión estándar, las instituciones pueden gestionar los procesos relacionados con EWP junto con las solicitudes, los acuerdos, las nominaciones, los Learning Agreements y otros workflows de movilidad en un único sistema.

Cerca de 500 instituciones académicas de todo el mundo utilizan Mobility-Online. La plataforma lleva apoyando la digitalización de los procesos de movilidad desde las primeras etapas de la iniciativa EWP.

En agosto de 2026, Mobility-Online gestiona activamente:

• 88.394 acuerdos interinstitucionales 
• 126.230 Learning Agreements salientes 
• 126.251 Learning Agreements entrantes 

Estas cifras ilustran la escala del intercambio de datos basado en EWP que actualmente se gestiona a través de la plataforma. Las cifras actualizadas también pueden consultarse en el portal oficial EWP Stats Portal.

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