Ziel ist es, den britischen Sektor bei der Rückkehr zum Programm zu unterstützen.

Im Rahmen des gemeinsamen Webinars stellte die Nottingham Trent University (NTU) ihren Bereitschaftszyklus vor, um den Übergang zur operativen Realität des Erasmus-Programms zu meistern. Dieser strukturierte Ansatz umfasst:

• Die Stärkung und Überprüfung von Partnerschaften.
• Die Untersuchung von Erasmus+ Maßnahmen und deren Möglichkeiten.
• Die Bewertung der eigenen operativen Kapazitäten.
• Die gezielte Vorbereitung von Systemen und Prozessen.

Die Kernbotschaft für alle Institutionen lautet: Systeme müssen die Umsetzung ermöglichen und dürfen sie nicht behindern.

Das Webinar verdeutlichte, dass die „alte Art“ der manuellen Nachverfolgung – geprägt durch isolierte Tabellenkalkulationen und fehleranfälliges E-Mail-Management – durch integrierte Plattformen wie Mobility-Online ersetzt werden muss. Das System stützt sich auf vier Kontrollsäulen:

• Vollständige Prozessflexibilität: Anpassbare Workflows für alle Mobilitätsarten, von Auslandsstudien bis zu Summer Schools.
• Dynamische Pipeline-Steuerung: Automatisierte Aufgaben und Übersichten stellen sicher, dass keine Bewerbung verloren geht.
• Fortgeschrittene Automatisierung: Die automatisierte Zuweisung von Austauschplätzen basierend auf Ranking-Kriterien spart wertvolle Zeit.
• Höchste Sicherheit: 100 % webbasiert mit ISO-zertifizierten Servern innerhalb der EU.

Ein zentrales Ziel der Automatisierung ist die Entlastung der Administration. Indem zeitaufwendige Aufgaben wie die Konfiguration von Förderregeln oder das Verwalten von Dokumenten-Uploads automatisiert werden, gewinnen Teams Kapazitäten für die strategische Umsetzung und die direkte Betreuung von Studierenden zurück.

Erasmus Without Paper (EWP) wird oft als Herausforderung gesehen, doch das Webinar zeigte, dass eine Integration in das Mobilitätssystem diese Anforderung in einen Vorteil verwandelt. Daten werden automatisch für das etablierte EU-Netzwerk formatiert, sodass Institutionen sofort Teil einer stabilen und bereits getesteten Infrastruktur werden.

Aufgrund der praktischen Erfahrungen der NTU sind folgende Schritte für die Vorbereitung auf das Jahr 2027 zu empfehlen:

• Bewerbungsprozesse umstrukturieren, um sowohl Erasmus- als auch Nicht-Erasmus-Partner abzubilden.
• Recherche der EWP-Funktionalität von Partnern über das offizielle Statistikportal (https://stats.erasmuswithoutpaper.eu/).
• Zeitpläne für die EWP-Implementierung nach dem Netzwerkbeitritt festlegen.
• Testpartner für EWP-Prozesse identifizieren, um Inter-Institutional Agreements (IIA) und digitale Lernvereinbarungen (DLA) zu erproben.

Durch die frühzeitige Einführung dieser automatisierten täglichen Workflows stellen Universitäten sicher, dass sie bereits am ersten Tag der Programmrückkehr voll einsatzfähig sind.