L'objectif est de soutenir le secteur britannique lors de son retour dans le programme.

Dans le cadre du webinaire conjoint, l'Université de Nottingham Trent (NTU) a présenté son cycle de préparation pour maîtriser le passage à la réalité opérationnelle du programme Erasmus. Cette approche structurée comprend :

• Le renforcement et la révision des partenariats.
• L'exploration des actions Erasmus+ et de leurs opportunités.
• L'évaluation des propres capacités opérationnelles.
• La préparation ciblée des systèmes et des processus.

Le message central pour toutes les institutions est le suivant : les systèmes doivent permettre l'exécution et ne pas l'entraver.

Le webinaire a souligné que « l'ancienne méthode » de suivi manuel – caractérisée par des feuilles de calcul isolées et une gestion des e-mails sujette aux erreurs – doit être remplacée par des plateformes intégrées comme Mobility-Online. Le système repose sur quatre piliers de contrôle :

• Flexibilité totale des processus : flux de travail personnalisables pour tous les types de mobilité, des études à l'étranger aux universités d'été.
• Contrôle dynamique du pipeline : les tâches et les aperçus automatisés garantissent qu'aucune candidature n'est perdue.
• Automatisation avancée : l'attribution automatisée des places d'échange sur la base de critères de classement permet de gagner un temps précieux.
• Sécurité maximale : 100 % en ligne avec des serveurs certifiés ISO au sein de l'UE.

L'un des objectifs centraux de l'automatisation est de soulager l'administration. En automatisant les tâches chronophages, telles que la configuration des règles de financement ou la gestion des téléchargements de documents, les équipes retrouvent des capacités pour la mise en œuvre stratégique et l'accompagnement direct des étudiants.

Erasmus Without Paper (EWP) est souvent perçu comme un défi, mais le webinaire a montré que l'intégration dans le système de mobilité transforme cette exigence en un avantage. Les données sont automatiquement formatées pour le réseau européen établi, de sorte que les institutions font immédiatement partie d'une infrastructure stable et déjà testée.

Sur la base de l'expérience pratique de NTU, les étapes suivantes sont recommandées pour la préparation de 2027 :

• Restructurer les processus de candidature pour inclure les partenaires Erasmus et non-Erasmus.
• Rechercher la fonctionnalité EWP des partenaires via le portail de statistiques officiel (https://stats.erasmuswithoutpaper.eu/).
• Définir des calendriers pour la mise en œuvre d'EWP après l'adhésion au réseau.
• Identifier des partenaires de test pour les processus EWP afin d'expérimenter les accords interinstitutionnels (IIA) et les contrats d'études numériques (DLA).

Grâce à l'introduction précoce de ces flux de travail quotidiens automatisés, les universités s'assurent d'être pleinement opérationnelles dès le premier jour du retour du programme.