El objetivo es apoyar al sector británico en su regreso al programa.

En el marco del seminario web conjunto, la Universidad Nottingham Trent (NTU) presentó su ciclo de preparación para dominar la transición a la realidad operativa del programa Erasmus. Este enfoque estructurado incluye:

• El fortalecimiento y la revisión de las asociaciones.
• El estudio de las acciones de Erasmus+ y sus oportunidades.
• La evaluación de las propias capacidades operativas.
• La preparación específica de sistemas y procesos.

El mensaje central para todas las instituciones es: los sistemas deben permitir la ejecución y no entorpecerla.

El seminario web puso de manifiesto que la "vieja forma" de seguimiento manual —caracterizada por hojas de cálculo aisladas y una gestión de correos electrónicos propensa a errores— debe ser sustituida por plataformas integradas como Mobility-Online. El sistema se basa en cuatro pilares de control:

• Flexibilidad total del proceso: flujos de trabajo personalizables para todo tipo de movilidad, desde estudios en el extranjero hasta escuelas de verano.
• Control dinámico del flujo de trabajo: las tareas y las vistas generales automatizadas garantizan que no se pierda ninguna solicitud.
• Automatización avanzada: la asignación automatizada de plazas de intercambio basada en criterios de clasificación ahorra un tiempo valioso.
• Máxima seguridad: 100 % basado en la web con servidores certificados ISO dentro de la UE.

Un objetivo central de la automatización es aliviar la carga administrativa. Al automatizar tareas que consumen mucho tiempo, como la configuración de las reglas de financiación o la gestión de la carga de documentos, los equipos recuperan capacidad para la implementación estratégica y el apoyo directo a los estudiantes.

Erasmus Without Paper (EWP) se ve a menudo como un reto, pero el seminario web demostró que la integración en el sistema de movilidad convierte este requisito en una ventaja. Los datos se formatean automáticamente para la red establecida de la UE, de modo que las instituciones pasan a formar parte inmediatamente de una infraestructura estable y ya probada.

Basándose en la experiencia práctica de la NTU, se recomiendan los siguientes pasos para la preparación de 2027:

• Reestructurar los procesos de solicitud para incluir tanto a los socios de Erasmus como a los que no lo son.
• Investigar la funcionalidad EWP de los socios a través del portal oficial de estadísticas (https://stats.erasmuswithoutpaper.eu/).
• Establecer cronogramas para la implementación de EWP tras la unión a la red.
• Identificar socios de prueba para los procesos EWP con el fin de probar los Acuerdos Interinstitucionales (IIA) y los Acuerdos de Aprendizaje Digitales (DLA).

Mediante la introducción temprana de estos flujos de trabajo diarios automatizados, las universidades se aseguran de estar plenamente operativas desde el primer día del regreso del programa.